Udeležba na razstavah in sejmih je pomemben mehanizem za promocijo izdelka ali storitve katere koli organizacije na trgu. Zato je treba priprave na udeležbo izvesti v načinu posebnega pomena. V tej dejavnosti ni nobenih malenkosti, saj ima lahko vsaka podrobnost, izpostavljena širšim krogom javnosti, pozitivne in negativne rezultate.
Organizacija predstavitve podjetja na razstavah praviloma leži na plečih služb za odnose z javnostmi, tiskovnih središč in drugih strukturnih oddelkov, ki sodelujejo pri razstavnih in sejemskih dejavnostih. Če takšnih rezerv delovne sile ni, je v organizacijo vključeno celotno podjetje, od vodstva do pisarniškega osebja.
Predstavitev podjetja je v veliki meri odvisna od narave razstave. Industrijski dogodki praviloma združujejo številke določenega poslovnega področja: trgovine, gradbeništva, znanstvene dejavnosti itd. Tako bi moralo biti podjetje pripravljeno videti dosežke svojih partnerjev in konkurentov na sosednjih stojnicah. Pogostost razstave vpliva tudi na oblikovanje stojala. Za letne prireditve je nesprejemljivo uporabljati zastarela predstavitvena gradiva, razvita na podlagi nepomembnih informacij.
Postopek priprave na razstavo se začne nekaj mesecev pred njenim začetkom. Prvi korak k ustvarjanju predstavitvenega gradiva je priprava koncepta. Ta shematski načrt udeležbe vključuje seznam predstavitvenega gradiva: stojnice, pasice, video in avdio izdelki, knjižice in drugi izročki. Arhiv udeležbe na razstavi, ki ga sestavljajo službe za odnose z javnostmi, bo omogočil pripravo optimalne količine gradiva. Hkrati se odobri tudi predračun stroškov za izdelavo predstavitvenih materialov.
Na tej stopnji je pomembno prepoznati prednosti podjetja, tj. svoj izdelek ali storitev. Konkurenčne prednosti je treba potencialnim potrošnikom jasno sporočiti s predstavitvenim gradivom - knjižicami, transparenti, video posnetki. Ne smemo pozabiti na posebne instalacije stojal, ki jih lahko izdelamo na zahtevo kupca - model nove opreme ali vizualno panoramo materialov, ki jih izdelujemo. Če podjetje proizvaja nezlomljive jedi, bi bilo na specializirani razstavi primerno dokazati kakovost izdelka in dati vsakomur priložnost, da poskuša izdelek poškodovati.
Poleg tega bi bilo etično pravilno predvideti možnost dolgega pogovora med zainteresiranim obiskovalcem razstave in predstavnikom podjetja. Na stojalu je treba namestiti blok z zapiski in pisali, tako da si lahko vsakdo ustvari zapiske med pridobivanjem potrebnih informacij. Zaželeno je, da je ta dodatna oprema označena z logotipom podjetja.
Drugi korak je izdelava osnutkov možnosti za pasice in namestitve stojnic. Praviloma se to naredi z uporabo barvne sheme, pisave in logotipa podjetja. Velikosti vseh stojal so narejene ali kupljene ob upoštevanju velikosti predstavitvene celice.
Naslednja faza je izbor osebja za delo na stojnici. Predstavitev pogosto izvajajo zaposleni v podjetju. Pomemben plus tega pristopa je, da lahko strokovnjaki kompetentno pripovedujejo o dejavnostih organizacije in po potrebi odgovarjajo na vprašanja, ki jih imajo obiskovalci razstave. Dodatne zaposlene, ki sodelujejo v predstavitvi, lahko najamete kot statiste za razdeljevanje letakov, izpolnjevanje vprašalnikov itd.
Učinkovitost sodelovanja se določi s preprostim izračunom obsega vzpostavljenih partnerstev. Večje kot je zanimanje obiskovalcev razstave za postavitev predstavitve, večji je učinek sodelovanja podjetja na dogodku. Zato je bolje, da je bila prijava za sodelovanje na razstavi oddana ena prvih, tako da bi imel udeleženec prvo priložnost, da izbere lokacijo stojnice. Poleg tega ne smete zavrniti ponudb organizatorjev razstave, ki bodo nastopile kot poseben partner dogodka. Ta prednost bo povečala število rotacij imena organizacije med razstavo, pozitivno pa bo vplivala tudi na podobo podjetja.
