Letno poročilo (v nadaljevanju AR) organizacije je ne glede na obseg poslovanja glavni instrument finančnega komuniciranja. Vsebina, obseg in zasnova civilne zaščite v nekaterih državah, na primer v Združenem kraljestvu, se aktivno razpravljajo v javnosti, za take dokumente pa se celo organizirajo natečaji. Priprava in izdelava takšnih GO traja veliko denarja in so pogosto izdani v ogromnih količinah.
GO je formalno računovodsko poročanje. Vsako leto se GO pošlje delničarjem. GO pripravijo tako komercialne kot nekomercialne organizacije. V skladu s tem dokumentom lahko ocenjujemo dejavnosti podjetja v tem letu, njegov domnevni položaj v prihodnjem letu, vidimo njegovo trenutno stanje in obete.
GO uporabnikom predstavi:
• splošen opis panoge, v kateri organizacija sodeluje;
• revidirani izkazi prihodkov, finančnega stanja, denarnih tokov in pojasnila k izkazom;
• analiza finančnega stanja podjetja in rezultatov, doseženih v dveh prejšnjih letih;
• opis dejavnosti organizacije v preteklem letu;
• informacije o različnih poslovnih segmentih podjetja;
• tržna vrednost delnic in dividend.
To je primer minimalne HO. Takšen dokument običajno ustreza le nekaj strani. Seveda stane malo (razen v redkih primerih). Primerjamo jo s fotokopijo dokumenta. Cilj organizacij, ki pripravljajo ta poročila, je preprosto izpolnjevanje zakonskih zahtev.
Kar nekaj podjetij GO vidi kot učinkovito in brez težav marketinško orodje, ki pomaga širiti svoje poglede na usodo svojega podjetja. Z drugimi besedami, mnoga srednja in velika podjetja porabijo veliko denarja za poročila, ki so resnično zanimiva in informativna. Tovrstni GO lahko varno imenujemo forum, na katerem podjetje izrazi svoj odnos, vplive, pridiganje, razlago in razpravljanje o številnih vprašanjih in temah.
Odprto pismo delničarjem pogosto daje ton poročanju javnih podjetij. Takšna pisma se običajno osredotočajo na vidike, kot so rezultati preteklega leta, pobude in strategije podjetja, tržne razmere, pomembni poslovni dogodki, novi menedžerji in direktorji. Ta dokument podpiše predsednik upravnega odbora. Lahko je predsednik družbe ali njen glavni operativni direktor.
Nekatera od teh pisem lahko vsebujejo ducat ali več strani in vključujejo fotografije izvršnega direktorja v različnih pozah.
Pogosteje pa so te črke bistveno krajše in imajo le 3000 besed ali celo manj.
GO se pogosto uporablja kot orodje za promocijo teme ali koncepta, ki ga je podprlo vodstvo organizacije (tržne odmevne številke). V tem primeru lahko naletimo na besedne zveze, kot sta »Pripravljenost na prihodnost« ali »Izpolnjevanje potreb informacijske dobe«. Med drugim civilna družba včasih vključuje posamezne dogodke ali gospodarske razmere, ki so se zgodile v tekočem letu.
Obstajajo podjetja, ki v svojih poročilih predpišejo različne mejnike in obletnice, občinstvu dokazujejo uspehe in poudarjajo njihovo zanesljivost in kakovost. Druge organizacije pripravijo velika in večstranska poročila v preverjeni obliki, ki jih vsako leto uporabljajo z manjšimi spremembami, ki so običajno povezane s posodobitvami podatkov.
Vsekakor je najboljši HO tisti, ki jasno opredeljuje strategije, ki se uporabljajo za donosno rast, in organizacijo prikazuje v ugodni luči.
