Mnoga podjetja, ne glede na lastništvo, letno pripravijo javna poročila o rezultatih letnih dejavnosti. Ti dokumenti služijo kot vir informacij za splošno javnost, hkrati pa so vidni dokazi o uspešnosti ali neučinkovitosti organizacije.
Od tega, kako dobro je pripravljeno letno poročilo, je lahko odvisno od odločitve skupščine delničarjev o prihodnji usodi podjetja, javni oceni dejavnosti organizacije itd. Z drugimi besedami, strokovnjak ali strukturna enota, ki pripravi letno poročilo zavedati se mora, da od kakovosti končnega dokumenta ni odvisen samo ugled, ampak tudi nadaljnji razvoj podjetja.
Naloga priprave letnega poročila pogosto pade na analitični oddelek ali drugo strukturno enoto, ki izvaja funkcije zbiranja informacij o dejavnostih celotnega podjetja za letno obdobje.
Glede na vrsto dejavnosti organizacije in naravo občinstva, kateremu so dokumenti namenjeni, je poročilo mogoče ohraniti v slogu internih dokumentov ali informacij javnega značaja za širok krog bralcev. Pri poročilih, predstavljenih ustanovnemu osebju in delničarjem družbe, se upošteva slog interne dokumentacije. V tem primeru je v poročilu več pozornosti namenjene finančni uspešnosti, ekonomski učinkovitosti in uspešnosti pri doseganju ključnih ciljev, začrtanih v načrtu.
Za javno poročilo, ki je praviloma objavljeno na uradni spletni strani za javni ogled, je potreben podrobnejši opis dejavnosti organizacije, njenih nalog in poslanstva. Številne podane informacije zahtevajo podrobno razlago, za katero je v pripravi ločen odsek. Analitične službe praviloma sodelujejo pri pripravi javnega poročila v tesnem sodelovanju s strokovnjaki za odnose z javnostmi, ki imajo možnost popraviti informacije glede na njihov pomen.
Ne glede na naravo ciljne skupine poročila je vsak končni dokument jasno razvrščen v odseke. V prvem poglavju so praviloma podane naloge, ki so bile postavljene pred organizacijo, in rezultati za njihovo doseganje. Sledijo finančni rezultati za leto in proizvodni rezultati.
Zadnji odsek so praviloma družbene dejavnosti podjetja. Te informacije so praviloma v javnem poročilu, ki vsebuje rezultate družbeno usmerjene politike podjetja. Kot gradiva za vključitev v poročilo se zbirajo informacije o podeljevanju predstavnikov organizacije za visoke zasluge na področju socialne podpore, rezultatov dobrodelnih dejavnosti itd.
Ne smemo pozabiti, da je treba pri izbiri informacij, ki bodo prikazane v poročilu, ohraniti objektivnost posredovanih informacij. To pravilo je treba upoštevati, tudi če rezultati dejavnosti podjetja pri nekaterih kazalcih še zdaleč niso idealni ali kažejo na nezadostno uspešnost. Ko že govorimo o tem, mora poročilo odražati možne razloge, ki so privedli do takšnih rezultatov, pa tudi usmeriti pozornost občinstva na trden namen odpraviti težavo v prihodnjem obdobju.
