Bančni dokumenti so shranjeni po vrstah v ločenih mapah in najpogosteje v kronološkem vrstnem redu. Izbor opravi delavec, odgovoren za oblikovanje dokumentacije. Posebna komisija se ukvarja z uničenjem dokumentov s potekom roka.
Shranjevanje bančnih dokumentov izvajajo banke same in organizacije, ki vodijo račune. Vrstni red hrambe v eni ustanovi se lahko nekoliko razlikuje od vrstnega reda hrambe v drugi.
Kako se hranijo bančni dokumenti v organizacijah
Dokumenti banke, ki so v organizaciji, potrjujejo izvajanje denarnih transakcij in se odražajo v računovodskih evidencah. Kraj njihovega hrambe je računovodstvo, katerega zaposleni lahko razdelijo vse papirje po vrstah v ločene mape glede na račune in banke. Če ima podjetje več tekočih računov, se za vsakega ustvari ločena mapa, če je valutni račun, je valuta računa navedena na naslovnici in hrbtni strani. Kronološki vrstni red se uporablja za beleženje izpiskov za vsak račun. Vsak izpis ima vezivo, sestavljeno iz plačilnih dokumentov in utemeljitev plačila za vsak dan transakcije.
Za plačane račune je ustvarjena ločena mapa. Dokumenti za nadzor valut so shranjeni v ločenih mapah, kjer najdete vse informacije o delu z valutnimi računi. Govorimo o potnih listih transakcij, potrdilih o potrditvi opravljenega dela ali opravljenih storitev, potrdilih o deviznih poslih in drugih. Če je obseg dokumentacije majhen, bo dovolj registrov, ki bodo označevali številko, količino in datum dokumenta.
Kako se dokumenti hranijo v poslovnih bankah
Te institucije hranijo dokumente, ki potrjujejo finančne in gospodarske dejavnosti banke ter poravnalne in plačilne dokumente strank. Zanje je odgovoren vodja in glavni računovodja. Tako papirni kot elektronski dokumenti so predmet hrambe. Papirnate hranijo v posebnem skladišču, za dostop do katerega morate pridobiti posebno dovoljenje. Dovoljenje mora podpisati glavni računovodja ali njegov namestnik.
Vložitev spominske dokumentacije se izvaja vsak dan, za to je postavljena ločena mapa, v kateri so dokumenti tudi shranjeni v kronološkem vrstnem redu. Izbor opravi delavec, ki je odgovoren za pravilno oblikovanje finančne dokumentacije. Druge mape so sestavljene iz denarnih finančnih zapisov in dokumentov, ki odražajo informacije o vlogah strank. Dokumenti, ki vsebujejo informacije o poslovanju s plemenitimi kovinami, so shranjeni v ločenih mapah.
Potreba po postavitvi določenih vrst dokumentov v različne mape je posledica dejstva, da ima vsak papir svoj rok trajanja. To velja tudi za shranjevanje dokumentov v elektronski obliki. Za uničenje dokumentov s pretečenim rokom hrambe se sestavi posebna komisija, katere člani pregledujejo posamezne papirje, nato pa izpolnijo poseben akt, ki potrjuje, da so bili dokumenti s potekom roka hrambe uničeni.
