Znano je, da je vizualne informacije lažje zaznati in si jih bolje zapomniti kot besedilne ali zvočne informacije. Tako delujejo človeški možgani - privlačna in razumljiva slika lahko zasenči vse žive stavke celo najbolj karizmatičnega govorca. Zato vam predstavitev omogoča, da govor postane nepozaben, občinstvo pa bolj dovzetno za informacije. Če želite doseči največjo učinkovitost, morate le upoštevati preprosta pravila za ustvarjanje učinkovite predstavitve.
Pravilo 1. Ustvarjanje predstavitve se začne z izdelavo strukture
Pomembna stopnja pri ustvarjanju katere koli predstavitve je izdelava strukture. Moral bi biti logičen in se natančno ujemati s potekom predstave.
Ko pripravljate strukturo predstavitve, ne pozabite, da mora biti ciljna publika oporišče za diapozitive in njihovo zaporedje. Izbira vizualnih podob je odvisna od stopnje pripravljenosti, stopnje izobrazbe, zanimanja in pristranskosti občinstva.
Splošne predstavitvene strukture ni, čeprav je treba upoštevati naslednja osnovna pravila:
- naslovni diapozitiv: odraža temo govora, informacije o govorcu, njegovem položaju in po potrebi ime dogodka;
- vsebina diapozitiva: uporablja se v velikih predstavitvah, razdeljenih na poglavja, uporabna za navigacijo med občinstvom in predstaviteljem;
- semantični diapozitivi: so jedro predstavitve, idealna kronologija semantičnih diapozitivov - od splošnega do specifičnega;
- zaključni diapozitiv: vsebuje kontaktne podatke govorca.
Pri ustvarjanju predstavitvene strukture glavno breme pade na razvoj semantičnih diapozitivov. Na tej stopnji je pomembno razumeti, katera slika je najbolje ponazoriti to ali ono misel. Če so v govoru pomembne številke, je to izgovor, da jih postavite na diapozitiv, kar bo občinstvu omogočilo, da se osredotoči na informacije. V primeru predložitve statističnih podatkov in primerjave vrednosti bodo informacije v idealnem primeru videti kot stolpčni ali tortni grafikon. Če je treba postopek pravočasno odražati, naj bodo informacije predstavljene v obliki časovnice s številkami ali dejstvi.
Informacije v obliki takih slik so intuitivne, kar omogoča poslušalcem, da jih hitreje zaznajo.
Pravilo 2. Učinkovita predstavitev - kratka predstavitev
Po tem, ko ste temo govora razložili na vizualne slike, nadaljujte do najbolj boleče faze - odstranjevanja nepotrebnih diapozitivov.
Pri tem delu si je treba zapomniti, da povečana pozornost občinstva pade na prvih 15 minut govora. Vsi diapozitivi, ki sodijo v to časovno obdobje, morajo biti čim bolj smiselni. V povprečju 40-minutna predstavitev vsebuje od 15 do 20 diapozitivov. Več diapozitivov lahko samo utrudi občinstvo in negativno vpliva na splošen občutek predstavitve.
Ko delate na razvrščanju, morate biti pripravljeni podariti diapozitive, kot so:
- Lepi, a ne informativni diapozitivi - ta kategorija mora vsebovati ogromne grafe in diagrame, obtežene z majhnimi podrobnostmi;
- Obširni citati - predstavitev praviloma lahko vsebuje največ en svetel in natančen citat;
- Večplastne čudovite fotografije, ki jih govorčev govor ne podpira: s takimi diapozitivi zvočnik preprosto zlorabi pozornost in čas poslušalcev, zato jih je treba zavreči.
Pravilo 3. Slike so pomembnejše od besedila
Predstavitev je izdelek, ki mora vsebovati najmanj 75% vizualnih podob. In tu arzenal nikakor ni omejen na takšne predloge Power Point rešitev, kot so SmartArt in primitivni diagrami poteka. Treba pa je tudi pametno izbirati vizualne elemente.
- Grafikoni so boljši od tabel. Mize imajo izrazit pisarski slog. Pogosto se začnejo s stolpcem z imenom »Ne«, čemur sledijo debelo narezani stolpci, napolnjeni z majhnim besedilom. A pogosto se lahko od takšne dokumentarne predstavitve odmaknete s pomočjo diagramov, ki jih občinstvo bolje zazna.
- Fotografije so boljše od risb. Predstavitev letovišč v Egiptu ne more brez kakovostnih fotografij sfinge, zgodbe o novem meniju modne restavracije pa si ne moremo predstavljati brez sočnih podob samih jedi. V skladu s tem pravilom je bolje, če je le mogoče, uporabljati fotografije in ne cliparte.
- Ikone so boljše od besedila. Kjer je mogoče, je bolje uporabiti ikone in druge slike. Pomembno je, da jih razumemo natančno in ne povzročajo dvoumnosti. Po tem pravilu so logotipi, grbi mest in zastave držav boljši od besedila.
Pravilo 4. En diapozitiv - ena misel
Pogosto med predstavitvami poslušalci fotografirajo diapozitive, prikazane na zaslonu. Številni zvočniki so zaradi tega laskavi. A zaman! Poslušalec pogosto diapozitiv fotografira, ne zato, ker mu je bila ideja všeč, in ne za objavo na družbenih omrežjih. Samo pomenska vsebina diapozitiva je tako bogata, da je med kratkim prikazom nemogoče razumeti. Fotografija ni posneta za spomin, ampak za domačo nalogo.
Da bi se temu izognili, je dovolj, da upoštevate pravilo - na enem diapozitivu je lahko samo ena misel. Ne bi smeli izkoriščati predstavitev, da bi ga voditelju čim bolj olajšali. Na diapozitivih naj bodo prikazane samo najpomembnejše številke, dejstva in besedila. Vse ostalo je treba bodisi govoriti z besedami bodisi popolnoma izpustiti.
Pazite tudi diapozitivov, ki so povsem besedilni. Tudi če ustrezajo pravilu in vsebujejo samo eno misel - na diapozitiv ne sme biti več kot 15 besed. Poleg tega strokovnjaki priporočajo uporabo največje možne pisave, tako da lahko vsebina vidijo tudi zadnje vrstice.
Pravilo 5. Barve so primarne
Obstaja napačno prepričanje, da mora biti predstavitev nujno svetla. Pri izbiri svetlih barv palete jih je pogosto težko spretno kombinirati. Glede na to strokovnjaki priporočajo, da en diapozitiv vsebuje največ 3 barve. Idealno je upoštevati to pravilo v celotni predstavitvi.
Pomembno je vedeti, da mora biti predstavitev estetsko prijetna, zato je najbolje uporabiti tabelo kombinacij barv, ki jo je mogoče zlahka najti na internetu.
Najtežje je upoštevati tribarvno pravilo pri kartiranju z več kategorijami. Po eni strani jih je treba obarvati tako, da se med seboj razlikujejo, po drugi strani pa je tudi ozadje, logotip in drugi barvni elementi. Težavo lahko rešite z odtenki. Največje vrednosti lahko pobarvamo v intenzivne barve, manjše v bolj blede barve itd.
Pravilo 6. Mnenje od zunaj
Pristojno zunanje mnenje bo pomagalo razumeti učinkovitost predstavitve. Pred predstavitvijo je dovolj, da diapozitive pokažete osebi, ki je najbolj podobna povprečni sliki običajnega gledalca. To pomeni, da bi moral imeti približno enako stopnjo zavedanja v temi predstavitve kot bodoča publika govora.
Z amandmajem se je bolje zanesti na mnenje take osebe, da mu je predstavitev zagotovljena brez zvoka.
Taka oseba bo morala zastaviti naslednja vprašanja. Ali bodo diapozitivi samoumevni? Kateri diapozitivi so najbolj razumljivi in kateri bodo sprožili vprašanja?
Zbrane informacije vam bodo omogočile končne prilagoditve diapozitivov pred predstavitvijo. Še posebej pomembno je, da dobite predhodne povratne informacije, če se uporabljajo netipične karte - na primer matrične karte.
