Uradnega pravnega dokumenta, kot je oprostitveno pismo, ni mogoče napisati brez posebnega znanja s področja sodne prakse in standardizacije. Če ne poznate osnovnih pravil poslovne etike in pisarniškega dela, je težko napisati oprostitveno pismo. Če jo želite napisati, bodite pozorni na razloge za zavrnitev in njihovo predstavitev. Razlogi za zavrnitev morajo torej ustrezati resničnosti in dejanskemu stanju stvari. Posebna pozornost je namenjena argumentaciji v pismu. Praviloma mora biti od spodaj navzgor - argumente je treba predstaviti od manj močnih do močnejših.
Potrebno je
Obrazec pisma, seznam argumentov, kompetentna izdelava pisem, posedovanje evidence
Navodila
Korak 1
Prva je izbira strategije za pisanje zavrnilnega pisma. Od tega bo v veliki meri odvisen celoten slog pisanja. Ne sme predstavljati skrajnih možnosti - opravičljivih ali agresivnih. Obe možnosti izgubljata. Ustvarijo nepripravljenost za nadaljevanje komunikacije zaradi nesposobnosti pošiljatelja.
2. korak
Pisma ne smete začeti z opravičilom ali s seznamom razlogov za zavrnitev. Eden od načinov za začetek je našteti razloge ali predpise, zaradi katerih se odpovedujete.
3. korak
Argumente je treba skrbno preučiti. Od tega ni odvisna samo sestava informativnega dela. Vsi argumenti morajo biti resnični. Bolje, da isto stvar dvakrat ponovite z različnimi besedami. Ne uporabljajte ocenjevalnega besedišča. Videti bo pristransko.
4. korak
Navedite citate in odlomke iz uradnih dokumentov. To bo zavrnilnemu pismu dalo status veljavnosti in omejitve.
5. korak
Vsa zgoraj navedena dejstva je treba potrditi. Če je treba povedati nekaj nepristranskega, se je treba zateči k zakrivanju ali kakšni zamenjavi konceptov. Vsak obrazec mora biti overjen s podpisom direktorja podjetja in oddelka.
