Poslovna korespondenca zahteva natančnost, zlasti ko gre za pisma dobavitelju, ker je razlog za pritožbo neizpolnjevanje obveznosti ne le s njegove strani, temveč tudi s strani vaše organizacije.
Navodila
Korak 1
Če prvič stopite v stik z dobaviteljem z namenom, da naročite blago pri njem, uporabite standardni obrazec zahtevka za pošiljanje organizacije. Če ta izjava ni objavljena v elektronski obliki na spletnem mestu organizacije, napišite pismo v prostem slogu.
2. korak
Če naročite več vrst izdelkov v različnih količinah, po potrebi oddajte naročilo v obliki tabele z imenom, izdelkom in barvo izdelka. Zapišite obveznosti plačila naročenega blaga, dobavitelju posredujte podatke o svoji organizaciji, na podlagi teh podatkov bo dobavitelj sestavil pogodbo. Na koncu pisma izrazite upanje v nadaljnje obojestransko koristno sodelovanje.
3. korak
Če se vaše pismo dobavitelju nanaša na njegovo nepravilno izpolnjevanje pogodbenih obveznosti, zamudo pri dobavi blaga ali blaga napačne kakovosti, razreda ali vrste, uporabite stavke "S tem pismom vas obveščamo …", "Obveščamo vas… ". Jasno navedite razlog, zakaj poslanega artikla ne morete sprejeti. Glejte pogodbo ali prijavo za pogodbo, ki navaja, koliko enot in kakšno blago vam mora poslati dobavitelj. V tem primeru bo dobavitelj lažje popravil svojo napako.
4. korak
Če vaše pismo zadeva nezmožnost plačila blaga v roku, določenem s pogodbo, o tem obvestite dobavitelja v najnežnejši, a hkrati uradni obliki. Uporabite stavke "Opravičujemo se za zamudo pri plačilu …", "Zaradi trenutnih okoliščin ne moremo plačati računov prej …".
5. korak
Povejte nasprotni stranki, kdaj natančno nameravate odplačati dolg, in da bo to obveznost izpolnila vaša organizacija. Na koncu pisma izrazite upanje, da ta epizoda ne bo vplivala na vaše dolgoročno partnerstvo.
