V zadnjem času se v poslu pojavlja težnja po prehodu s funkcionalnega na upravljanje procesov, v zvezi s čimer se vloga pravilnega opisovanja in formalizacije poslovnih procesov bistveno poveča. Šele po zaključku teh ukrepov lahko govorimo o optimizaciji poslovnih procesov kot sredstvu za povečanje učinkovitosti podjetja.
Potrebno je
Orodje CASE, ki vam omogoča formaliziranje poslovnega procesa v grafičnem zapisu
Navodila
Korak 1
Prva je jedrnato in natančno oblikovanje imena opisanega procesa, ki naj bo razumljivo in odraža splošno bistvo zaporedja dejanj, ki sestavljajo poslovni proces. Na primer, namesto da „oddajo prijave za izdelavo izdelka v proizvodnjo in nadzor nad njegovo izvedbo“, je dovolj, da postopek poimenujemo „Nadzor nad proizvodnjo izdelka.“manjših (»atomskih«) nalog ali funkcij podprocesa in se odloči o zaporedju njihove izvedbe. S takšno delitvijo bo opisani postopek postopek na najvišji ravni. Razdrobljenost postopka na visoki ravni se lahko razlikuje, vendar mora biti ustrezna za razumevanje ciljne skupine, ki bo uporabila vaš opis.
2. korak
Obstaja več načinov za opis poslovnega procesa. Najbolj priljubljena med njimi je grafična, s pomočjo diagramov, narejenih v različnih notacijah (notacija je skupek simbolov, ki nekaj označujejo).
Najpogostejše vrste zapisov za opis poslovnih procesov so IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) itd.
Kot primer se osredotočimo na diagram, narejen v zapisu BPMN (Business Process Modeling Notation) z orodjem PowerDesigner CASE (slika 1). Glavni elementi v diagramu so:
1. "Proces" (funkcija) - pravokotnik, zaobljen na vogalih;
2. "Prehod" - puščica, ki povezuje procese;
3. "Rešitev" - diamant, ki vsebuje vprašanje, na katerega je mogoče odgovoriti le z "Da" ali "Ne";
4. Pogoji - besedilni izrazi, pod katerimi se izvaja prehod iz ene funkcije v drugo. Pogoji so vedno zaprti v oglatih oklepajih. Včasih je koristno, da svoj diagram razdelite na "skladbe" - navpične ali vodoravne odseke, ki predstavljajo oddelke v podjetju ali osebe, odgovorne za določeno funkcijo. V tem primeru mora biti ikona za to funkcijo znotraj njenega odseka. Diagram lahko poleg naštetih elementov vsebuje tudi seznam podatkov, ki so vhodni ali izhodni v postopek, pa tudi povezave do pravil ali predpisov, v skladu s katerimi se izvaja ta ali druga funkcija. Primer opisa poslovnega procesa "Nadzor proizvodnje" je prikazan na sliki 1. Lahko je videti, da je ta diagram zelo podoben diagramu poteka algoritma za reševanje problema.
3. korak
Grafični opis postopka lahko dopolnimo tudi z besedilnim opisom njegovih funkcij podprocesa v obliki tabele, ki vsebuje naslednje stolpce: ime procesa, oddelek (lastnik procesa), opis procesa, rezultat izvajanja procesa. Primer takega opisa je prikazan na sliki 2. Če se pričakuje nadaljnja optimizacija opisanega poslovnega procesa, lahko tabeli dodamo še en stolpec, ki opisuje težave ali pomanjkljivosti trenutno izvedenih funkcij podprocesa.
