Vsaka organizacija mora neprekinjeno voditi evidenco obsega poslovnih transakcij in spremljati njihove spremembe. Najlažji način je vodenje evidenc z uporabo računov.
Sestava in vrste računov
Računovodski računi so enostavnejši in manj zahtevni za izvajanje tekočega računovodstva kot na primer bilanca stanja podjetja. Imajo dokaj preprosto strukturo in so sestavljeni iz naslednjih elementov - številke postavke in računa ter plačilne in kreditne strani.
Z vidika ekonomskega pomena ločimo aktivne in pasivne račune. Njihova ločitev temelji na namenu obremenitve, kredita in stanja.
Aktivni račun
Aktivni računi so namenjeni obračunu stanja in sprememb sredstev podjetja glede na vrste njihovega oblikovanja. Odgovorni so za njegovo premoženje in dolgove; gibanje premoženja podjetja se odraža v aktivnih računih. Aktivni računi vključujejo informacije o sredstvih podjetja, ki so na bančnih računih, v skladiščih itd.
Na njih se začetni (odražajo sredstva na začetku obdobja) in končni saldo ter povečanje sredstev zabeležijo na breme računa, zmanjšanje sredstev gospodinjstev - na dobroimetje računa.
Ključni aktivni računi vključujejo:
- osnovna sredstva (račun 01) - ta račun se uporablja za evidentiranje gibanja osnovnih sredstev podjetja;
- neopredmetena sredstva (04) - račun se uporablja za evidentiranje gibanja neopredmetenih sredstev, pa tudi naložb v raziskave in razvoj;
- materiali (10) - uporabljajo se za upoštevanje sprememb v količini materialov, surovin, goriva, polizdelkov itd.;
- glavna proizvodnja (20) - služi obračunavanju proizvodnih stroškov;
- blago (41) - uporablja se za beleženje vrednosti, kupljenih kot blago za nadaljnjo prodajo ali predelavo;
- končni izdelki (43) - uporabljajo se za upoštevanje količine končnih izdelkov;
- blagajna organizacije (50) in poravnalni računi (51) - upoštevata gibanje denarja podjetja na blagajni in na tekočem računu.
Razlika med aktivnimi in pasivnimi računi je v tem, da imajo začetno in končno stanje v breme. Druga razlika je v tem, da prihodek od obremenitve pomeni povečanje sredstev, kreditni promet pa zmanjšanje.
Pasivni račun
Na pasivnih računih se vodijo evidence o virih ustanavljanja in gibanja sredstev podjetij. Prikazujejo transakcije, ki spreminjajo višino sredstev in sestavo dolgov podjetja. Namenjeni so evidentiranju obveznosti podjetja do partnerjev, zaposlenih ali države.
Na pasivnih računih se na posojilu evidentirajo začetna, končna stanja in povečanje sredstev. Zmanjšanje premoženja gospodinjstev je prikazano v breme. Med glavnimi pasivnimi računi so:
- izračuni za kratkoročna (66) in dolgoročna posojila (67) - se uporabljajo za upoštevanje stanja kratkoročnih (do enega leta) in dolgoročnih (več kot eno leto) posojil;
- izračuni plač (70) - uporabljajo se za beleženje informacij o izplačilu plač in dohodkov od delnic;
- pooblaščeni (80), rezervni (86) in dodatni kapital (87) - služi za beleženje informacij o gibanju vseh vrst kapitala družbe.
Obstajajo tudi aktivno-pasivni računi, ki odražajo lastništvo podjetja in vire njegovega nastanka. Aktivno-pasivni računi vključujejo račune, ki upoštevajo poravnave podjetja z dobavitelji, ustanovitelji, izvajalci, davčne olajšave, stroške zavarovanja in pokojnine.
