Pisarniško delo - delo z dokumenti in dokumentacijsko podporo za upravljanje v tej organizaciji, urejeno z GOST R 51141-98 "Pisarniško delo in arhivsko poslovanje. Izrazi in opredelitve ". Organizacija pisarniškega dela je organizacija registracije, shranjevanja in uporabe dohodnih, odhodnih in internih dokumentov v tekočih dejavnostih podjetja.
Navodila
Korak 1
Pri organizaciji pisarniškega dela se odločite, ali vaše podjetje, organizacija, geografsko oddaljeni oddelki ali podružnice upoštevajo to dejstvo in zagotovijo mehanizem za interakcijo s temi oddelki. Sistem pisarniškega dela v njih bi moral biti enak sedežu, da bi se izognili težavam med registracijo in papirologijo.
2. korak
Premislite, katero od obstoječih oblik pisarniškega dela boste uporabljali: centralizirano, mešano ali decentralizirano. Njihova izbira je odvisna od strukture podjetja (ali ima geografsko oddaljene pododdelke) in tehnične opreme službe za upravljanje pisarn. Če je ta storitev majhna in tehnično ni zagotovljena, se del njenih funkcij prenese na pododdelke. V tem primeru poteka mešano pisarniško delo. V primeru, da je ta storitev opremljena z vsem potrebnim osebjem, strojno in programsko opremo, bo ta oblika vodenja evidenc centralizirana.
3. korak
V vsaki strukturni enoti izberite posebno kadrovsko enoto, ki bo opravljala pisarniška dela. Če to ni mogoče, določite drugega uslužbenca, ki bo opravljal svoje glavne delovne naloge in funkcijo referenta.
4. korak
Določite število in nomenklaturo primerov, ki bo vključevala vse dohodne, odhodne in notranje dokumente. Če gre za dokumente višje (nadrejene) organizacije, se predložijo vodji v obravnavo; dokumente podrejenih organizacij je treba predložiti v obravnavo namestniku vodje, odgovornemu za delo z njimi. V skladu s tem so pritožbe državljanov usmerjene na poslanca, ki mu je zaupana odgovornost za delo s prebivalstvom.
5. korak
Ko ste identificirali krog dopisnikov, ustvarite klasifikator, s pomočjo katerega lahko takoj določite, kateri dopisni skupini pripada ta dokument. Na primer, za vladne agencije dodelite kodo 01, za pisma nadrejene organizacije - kodo 02, za dobavitelje - kodo 03, za stranke - kodo 04 itd. To bo pomagalo racionalizirati pretok dokumentov znotraj organizacije.
6. korak
Določite, v kakšni obliki bo potekalo kroženje dokumentov - v reviji ali na kartici. Oba obrazca sta vgrajena v posebne programe za elektronsko upravljanje dokumentov. Če takšnega programa še ne morete kupiti, uporabite revije za elektronsko registracijo dokumentov, ki jih lahko sestavite v Excelu.
