Pred nakupom računovodske programske opreme je treba oceniti tehnično opremo podjetja in ugotoviti, ali računalniško omrežje kupca izpolnjuje zahteve programske opreme. Zaželeno je, da pri tem delu sodelujejo strokovnjaki iz organizacije, odgovorne za inženirsko podporo.
Navodila
Korak 1
V pogodbo podrobno zapišite vse pogoje za pridobitev računovodskega programa in njegovo izvedbo. Postopek odpravljanja napak in zagon programa traja precej dolgo, zato v pogodbi določite zaporedje za prehod na kupljeni program. V pogodbi je treba zagotoviti usposabljanje kupčevega osebja in oblike podpore izvedbenemu postopku s strani strokovnjakov prodajne organizacije.
2. korak
Pogodba določa skupne stroške projekta, čas postopnega zagona programa in pogoje plačila. Plačilo za zagon računovodskega programa poteka kot razvoj posameznih programskih blokov v skladu s pogodbo. Dejstvo izvedbe vsakega odseka programa potrjuje podpis akta o izvajanju določenega dela. Takšno delo je mogoče pripraviti za potrebe kupčevih obrazcev računovodskih izkazov, poročil, revij itd.
3. korak
Prenos denarja za zaključen blok dela se odraža v računovodstvu nabavne organizacije z vpisom na dobropisu računa 51 s hkratnim odrazom zneska plačila na breme računa 60.
4. korak
Dejstvo, da je bil ločen blok programa sprejet v obratovanje, se v računovodstvu nabavne organizacije evidentira z računovodskim vnosom na breme računa 97 v korespondenci z dobroimetjem na računu 60.
5. korak
Odpis z računa 97 na bremenske račune stroškov se lahko knjiži naenkrat za celoten znesek stroškov sprejete faze. Lahko pa odpišete v enakih delih v celotni življenjski dobi do naslednje posodobitve programa. Kontni načrt za leto 2012 omogoča uporabo računa 97 v računovodstvu, vendar je priporočljiv postopen prehod z računa 97 na 76. Pri uporabi računa 76 je dovoljen tudi postopni odpis.
