Vsak dokument, ki temelji na prejemu denarja, zahteva izpolnitev pravilnega obrazca. Če je organizacija zaposlenemu zagotovila sredstva za kakršne koli potrebe, je treba zanje poročati tako, da izpolni predhodno poročilo.
Kdo naj izpolni predhodno izjavo
Direktor nobenemu zaposlenemu ne more dati denarja za organizacijo kar tako. Sprva je treba določiti seznam zaposlenih, ki so upravičeni do prejemanja predplačil z naknadnim poročilom. Za to je treba sestaviti in izdati posebno odredbo.
Če podrejeni potrebuje sredstva za kakršno koli poslovanje, mora direktorju predložiti izjavo v prosti obliki. Nujno je treba navesti zahtevani znesek in namen, za katerega se zahteva denar. Če se direktor strinja z izjavo, potem izjavo osebno podpiše in navede, koliko dovoljuje, da vzame sredstva in kako dolgo.
Pomembno je poudariti, da lahko gotovino izda le zaposleni, ki je že v celoti poročal za vse prej prejete zneske.
Včasih zaposleni morda potrebuje pooblastilo, ki ga je treba izdati v imenu organizacije v skladu z uveljavljenim vzorcem št. M-2 ali št. M-2a. Ti obrazci so bili odobreni že leta 1997 z odlokom Zvezne državne službe za statistiko Ruske federacije.
Za porabljeni denar, ki je bil izdan v računovodstvu organizacije, mora zaposleni poročati. Obstaja določen rok, v katerem morate izpolniti in predložiti poročilo o stroških. To je 3 dni po koncu obdobja, ki ga je vodja organizacije določil na prijavnici.
Če so bili zaposleni zagotovljeni za potne potrebe, jih mora obračunati v naslednjih 3 delovnih dneh po vrnitvi s službenega potovanja.
Kako se potrdi odhodek za poročilo o odhodkih
Če zaposlenemu ostane denar, ga ne bo mogel kar tako vrniti blagajni. Najprej morate zbrati vse dokumente, ki potrjujejo, da je bil denar porabljen natanko za potrebe, za katere je bil zagotovljen. To so lahko gotovina in potrdila o prodaji, vozovnice za potovanje, prejemki, akti in druge oblike strogega poročanja.
Po prejemu vsakega takega dokumenta je nujno preveriti, ali so datum, znesek in podatki čitljivi.
Zaposleni bo moral predložiti vse dokumente računovodstvu.
Kaj se zgodi, če je poročilo o stroških nepravilno izpolnjeno
Če je delavec v roku 3 dni napačno izpolnil ali ni predložil vnaprejšnjega poročila, bo nadzorni organ prejeta sredstva obravnaval kot dohodek, od katerega bo treba izračunati zavarovalno premijo in dohodnino. Če kasneje zaposleni še vedno predloži vse potrebne dokumente in poročilo, bo moral računovodja opraviti preračun.
Pooblaščeni delavec organizacije lahko znesek, za katerega poročilo ni bilo predloženo, zadrži iz plače zaposlenega.
Osnovna pravila za pripravo predhodnega poročila
V osrčju priprave poročila o stroških so naslednja pravila:
- Predhodno poročilo mora biti podprto z dokumenti, ki potrjujejo porabljene zneske.
- Dokumente je treba predložiti najkasneje v 3 delovnih dneh po koncu službenega potovanja, obdobju, ki ga določi upravnik, ali od trenutka odhoda na delo po bolezni ali počitnicah.
- Poročilo je sestavljeno v posebnem obrazcu št. AO-1. Prav tako je dovoljena uporaba obrazca predhodnega poročila, ki ga odobri vodja organizacije.
- Za odobritev poročila o stroških bi moral biti odgovoren samo upravitelj.
- Poročilo o predplačilu izpolni delavec, ki je denar porabil. Prav tako mora nekatere podatke vnesti računovodja.
V predhodnem poročilu je treba navesti naslednje podatke:
- Podatki o podjetju, ki je zaposlenemu izdalo denar.
- Podatki o zaposlenem, ki je prejel sredstva od organizacije.
- Namen, za katerega morate zaposlenemu v podjetju zagotoviti denar.
- Znesek.
- Podatki o vseh stroških s potrditvijo.
- Stanje sredstev, če obstaja.
Na koncu podpišejo zaposleni in zaposleni v računovodstvu, ki so denar izdali in prejeli preostanek.
Na predplačniško izjavo ni treba vpisovati žigov. To je zato, ker je dokument notranji. In ne presega organizacije. Poleg tega imajo vse pravne osebe in ne samo samostojni podjetniki od leta 2016 vso pravico, da svojih dokumentov ne potrdijo s svojimi žigi in žigi.
Poročilo se izpolni v enem izvodu. Je del primarne dokumentacije in pri njegovi zasnovi ne smete delati napak. Če se iz nekega razloga ni bilo mogoče izogniti madežem ali nepravilnemu polnjenju, je bolje, da vzamete nov obrazec in ga izpolnite na nov način.
Kako izpolniti poročilo o stroških
Zdi se, da bi bilo treba tako pomemben dokument za interni obtok zelo težko izpolniti. A to je v osnovi narobe. Ko ste ga prvič izpolnili, kasneje ne bo nobenih težav, če ga boste morali ponovno napolniti.
Podatke mora zaposleni vnesti v naslednjem vrstnem redu:
- Z uporabo registracijskih podatkov organizacije se vneseta koda OKPO in polno ime podjetja.
- V stolpce poleg napisa "Predhodno poročilo" je treba vpisati številko dokumenta in datum njegove priprave.
- Na desni je nujno pustiti malo prostega, praznega prostora. Potrebna bo za evidence vodje organizacije: znesek z besedami, datum odobritve poročila in podpis.
- Spodaj celotna vrstica vsebuje informacije o zaposlenem, ki je prejel predujem. Navesti je treba, v kateri strukturni enoti deluje, njegov priimek, ime, zaimek in položaj. Navedena je tudi osebna številka zaposlenega in zakaj je bil potreben predujem.
S tem je zaključen prvi del poročila o stroških. Poleg tega obrazec vsebuje dve tabeli. Enega izmed njih izpolni tudi delavec, ki je prejel sredstva. Vnesti morate skupni znesek predplačila in valuto, v kateri je bilo izdano. Znesek stanja ali prekomerne porabe je treba navesti spodaj.
Drugo tabelo v računovodstvu izpolni pooblaščeni strokovnjak. Vsebovati mora podatke o računovodskih računih, podračunih in sredstvih, ki gredo skozi njih. Navesti morate kodo transakcije in natančne zneske.
Pod tabelami je treba navesti, koliko dokumentov je priloženih poročilu in koliko strani ti dokumenti vsebujejo.
Ko so izpolnjeni vsi stolpci, mora dokumente preveriti glavni računovodja. Glede na rezultat mora v posebni vrstici za to navesti znesek poročanja.
Spodaj mora biti računovodja in glavni računovodja podpisan s svojim prepisom. Nadalje je treba uslužbencu računovodske službe navesti znesek stanja ali preračuna in številko blagajniškega naloga, skozi katerega je ta znesek prešel. Blagajnik, ki je prejel dobroimetje ali izdal znesek, ki je enak preveč porabljeni, mora podpisati tudi predujem.
Naslednji del računovodskega poročila je po dogovoru. Vsebovati mora vse potrebne podatke o dokumentih, ki potrjujejo dejstvo, da so bila sredstva porabljena za zahtevane potrebe. V tem delu morate vnesti naslednje podatke:
- Podrobnosti o vsaki organizaciji, ki je izdala dokument.
- Datum izdaje.
- Ime.
- Natančen znesek porabljenega denarja.
- Število štetja, za katerega je bil knjižen znesek, naveden v dokumentu.
Zaposleni mora podpisati svoj podpis pod mizo v posebni vrstici. Tako bo potrdil pravilnost navedenih podatkov.
Končni del poročila o stroških je odrezan del. Ima potrdilo računovodje, ki ga izpolni, ko od zaposlenega prejme dokumente, ki potrjujejo porabljeni denar. Na odtrganem delu je treba navesti:
- Podatki o zaposlenem (polno ime).
- Številka poročila in datum izdaje.
- Znesek z besedami, ki je bil izdan zaposlenemu.
- Število poročil, ki dokazujejo stroške.
Po tem računovodja postavi datum in podpis. Snemljivi del je treba predati zaposlenemu kot dokazilo o prejetih podatkih.
