Vsak pretok blaga od dobavitelja do potrošnika mora biti ustrezno dokumentiran; za to se uporabljajo številni odpremni dokumenti, ki urejajo pravila prevoza in pogoje dostave blaga.
Navodila
Korak 1
Tovorni list sodi med odpremne dokumente, ki se lahko uporabljajo kot potrdila in bremenitve. Ta dokument mora biti pravilno oblikovan. Račun mora vsebovati podatke o izdelku, njegovo količino, ceno za vsak artikel in skupni znesek, navesti je treba številko in datum izdaje dokumenta. Tovorni list sestavijo odgovorne osebe, ko je blago sproščeno v skladišče in ko ga prejme trgovska organizacija, mora biti overjeno z okroglimi plombami dobavitelja in prejemnika.
2. korak
Registracija prejetega blaga se izvede na podlagi klavzule 2.1. "Metodološka priporočila za računovodstvo in registracijo postopkov prejema, skladiščenja in sprostitve blaga v trgovinskih organizacijah". Vsi spremni dokumenti (račun, tovorni list itd.) So žigosani, vsi računi pa so zabeleženi v "Dnevnik prejema blaga", ki navaja ime, številko in datum dokumenta o prevzemu ter podatke o izdelku. Po prevzemu blaga podatkov v spremnih dokumentih ni več mogoče popraviti. Blago mora biti kapitalizirano na dan prejema, sicer se v poročilo o blagu napišejo razlogi, zaradi katerih ni mogoče knjižiti blaga na dan dejanskega prejema.
3. korak
V primeru, da prejeto blago ne ustreza dokumentarnemu seznamu, ga sprejme posebna komisija in sestavi "Sprejemni zakon". Če se odstopanja nanašajo na količino in kakovost blaga, potem se sestavi "Akt o ugotavljanju neskladnosti v kakovosti in količini pri prevzemu inventarnih predmetov", s prisotnostjo predstavnikov dobavitelja in materialno odgovorne osebe. Če se ugotovi presežek blaga, navzočnost zastopnikov dobavitelja ni obvezna.
