Priprava in oddaja zadev v arhiv je sestavni del poteka dela. Njihova registracija se v organizaciji začne od trenutka vložitve dokumentov in konča s prenosom v arhiv ob koncu koledarskega leta ali obdobij hrambe. V nekaterih primerih se datoteke hranijo dlje kot eno leto. Sem spadajo na primer dokumenti, povezani s kadrovsko evidenco.
Navodila
Korak 1
Da postopek vložitve primerov v arhiv ne traja veliko časa, upoštevajte pravila za njihovo registracijo med trenutnim potekom dela. Pri prenosu primerov v arhiv na trajno ali začasno hrambo morate zašiti dokumente, listke s številkami, sestaviti končni napis, če tako določajo delovna navodila, in sestaviti tudi notranji popis.
2. korak
Hkrati so na naslovni strani predane datoteke navedeni ime organizacije ali podjetja, indeks v skladu z nomenklaturo primerov, datum odprtja in zaključka zadeve ter rok hrambe. v arhiv.
3. korak
Dokumenti, ki jih je treba arhivirati, so shranjeni v ločeni mapi s trdimi platnicami. Če je dokument posebne vrednosti, ga praviloma ne zašijemo, temveč ga shranimo v spis ali kuverto in priložimo k zadevi. Na koncu šivanega in oštevilčenega kovčka se postavi list o potrditvi, na začetku pa notranji inventar. V tem primeru debelina ohišja ne sme presegati 40 mm, število listov pa ne sme presegati 250.
4. korak
Za primere, ki so v arhivu shranjeni trajno, pa tudi začasno, vendar ne manj kot 10 let, se sestavi popis za prenos zadev v arhiv. Hkrati se za dokumente, povezane s kadrovsko evidenco, sestavi ločen popis. Vanj so vpisana imena zadev, ki jim je dodeljena serijska številka, navedena pa je tudi nomenklaturna koda. Zaloge se naredijo v dveh izvodih, če datoteke ostanejo v arhivu organizacije. Če naj se datoteke prenesejo v državni arhiv, bi morale biti štiri kopije.
5. korak
Primeri, ki jih je treba shraniti po zaključku manj kot 10 let, lahko arhivira po presoji vodstva organizacije. Potreba po oddaji primerov bo odvisna od delovne obremenitve arhiva, pogostosti dostopa do starih dokumentov itd.
