Zasebna pisarna ali vladna organizacija, ki se sooča s potrebo po selitvi, je prisiljena reševati težave s premikanjem ogromne količine pohištva, opreme in tehnologije, nakopičene med operacijo. Nujno je, da se vsi predmeti premikajo brez poškodb. Zato je treba pravilno organizirati selitev pisarne.
Selitev pisarne bo trajala nekaj časa, zato to storite precej vnaprej, za celotno pripravo namenite približno mesec dni. Na katere točke bi morali biti še posebej pozorni?
✔ Če je podjetje precej veliko in ima veliko osebja, je priporočljivo vnaprej pripraviti načrt upravljanja za tako odgovoren dogodek. Treba je določiti prednostne naloge, določiti proračun, za vse točke imenovati odgovorne zaposlene in kar je najpomembneje, imenovati koordinatorja za celoten proces selitve. On je tisti, ki bo prevzel nadzor nad glavnimi in sekundarnimi nalogami. Obvezno obvestite stranke, da se nameravate preseliti v novo pisarno.
✔ Naslednji korak je podpis sporazuma z železniškim podjetjem po vaši izbiri. Poleg postopkov nakladanja in razkladanja ter prevoza premoženja do namembnega kraja se pogodbi lahko dodajo dodatne določbe. Na primer razstavljanje in sestavljanje pohištva, njegovo namestitev v novo sobo, povezovanje komunalnih in stacionarnih naprav, čiščenje prostorov po selitvi.
✔ Naredite popoln seznam nepremičnin, vključenih v selitev. Vsekakor bo potrebno pri privabljanju strokovnjakov iz prevozniške družbe in pomagalo preprečiti zmedo pri samostojnem premikanju pisarne. Znebite se vse nepotrebne lastnine - prodajte jo, shranite ali zavrzite. Za prevoz nepotrebnih stvari ni treba izgubljati denarja in časa.
✔ Pripravite dokumentacijo, ki odraža načrt vaših prihodnjih prostorov, postavitev delovnih mest zaposlenih na novo mesto, kjer bo v novi pisarni nameščeno pohištvo in računalniki. Tako boste prihranili veliko časa.
✔ Ves potrebni embalažni material in škatle lahko kupite pri sami ladjarski družbi. Vse osebne predmete zapakirajte v škatle. Označite z nalepkami. Priporočljivo je, da zaposleni izdajo opomnik, kako to pravilno storiti.
✔ Odklopite računalnike in drugo opremo iz napajanja. To naredi samo strokovnjak - sistemski skrbnik.
✔ Naredite sezname vseh ljudi, ki so vključeni v selitev. Vnaprej pripravite prepustnice za vse, če jih potrebujete. Navedite vsa vozila, ki sodelujejo pri selitvi pisarne. Zagotovite neoviran prehod do kraja nakladanja / razkladanja.
Selitev pisarne podjetja je precej resen dogodek. Kot lahko vidite, pa lahko s pravilnim pristopom in organizacijo vse stroške zmanjšamo. Če želite to narediti, je dovolj, da pravilno načrtujete postopek, neprijetnosti, povezane s selitvijo, pa bodo zmanjšane tako za zaposlene kot za stranke podjetja.
