Vodstvo katerega koli podjetja mora pri svojih dejavnostih upoštevati številne zunanje in notranje dejavnike. Vsi načrti niso izpolnjeni, kot je bilo predvideno. Zaposleni pri reševanju dodeljenih nalog lahko naredijo nenamerne napake ali se umaknejo od dodeljenih nalog. Zato mora vodja vsakodnevno opravljati nadzorne funkcije.
Čemu služi nadzor?
Dejavnosti organizacije, pa naj bo to poslovna struktura ali vladna institucija, nenehno potekajo v spreminjajočem se okolju. Ena od funkcij upravljalnega aparata je upoštevanje takšnih sprememb in prilagajanje proizvodnih procesov. Hkrati mora vodja pravilno organizirati osebje in ga motivirati za izvajanje sedanjih in prihodnjih nalog.
Redni in načrtovani nadzor nad dejavnostmi podrejenih je sestavna funkcija vodstva. Na ta način lahko pravočasno prepoznate pomanjkljivosti pri delu zaposlenih, odkrijete napake in napačne izračune. Niso vse motnje v delovanju podjetja posledica napačnih dejanj osebja. Včasih napake naredijo menedžerji sami, na primer, če izkrivijo pomen ukazov, ki prihajajo od zgoraj.
Nadzor s položaja vodstva je jasen in premišljen sistem ukrepov za preverjanje pravilnosti izvrševanja navodil in ukazov vodstva. Ta koncept vključuje tudi spremljanje doslednega izvajanja zaposlenih pri njihovih funkcionalnih nalogah. V organizaciji, kjer pomemben del dela opravljajo ljudje, ne pa stroji in mehanizmi, je nadzor neposredno povezan s konceptom moči in upravne ureditve dejavnosti.
Nadzor kot upravljalna funkcija
Naloga nadzornega sistema je vzpostaviti nekatere standarde, po katerih se morajo zaposleni voditi pri svojih dejavnostih. Da je nadzor učinkovit, so potrebna merila uspešnosti, na podlagi katerih lahko vodja oceni uspešnost vsakega zaposlenega. Razlika med standardom in doseženo uspešnostjo bi morala biti osnova za spreminjanje delovnih procesov.
Nadzorne funkcije v vodstvu začnejo veljati že v fazi načrtovanja dejavnosti organizacije. Pri pripravi delovnih načrtov za oddelke morajo vodje v njih predvideti ukrepe za preverjanje, pri čemer navedejo čas njihove izvedbe in osebo, odgovorno za izvajanje. Načrtovana narava nadzora omogoča izvajanje revizije dejavnosti ne od primera do primera, temveč sistematično.
Končni cilj nadzora je doseči stanje, v katerem je vodstvo organizacije osredotočeno na najučinkovitejše izvajanje kazalnikov uspešnosti. Pri načrtovanju nadzornih dejavnosti mora vodja upoštevati psihološke značilnosti posameznih zaposlenih in ekipe kot celote. Napačno strukturiran inšpekcijski sistem lahko negativno vpliva na osebje, lahko vodi do zmanjšanja motivacije in poveča napetosti.
