Dokumentacija podjetja mora biti urejena. Za lažje iskanje potrebne pogodbe za dobavo blaga med drugimi poslovnimi papirji je vredno ustvariti ločeno polico ali mapo zanje. Pa ne samo. Racionalizirati je treba tudi same pogodbe.
Navodila
Korak 1
Zberite vse pogodbe, ki jih želite pospraviti, in jih ocenite. Bodite pozorni na to, kako pogosto so sklenjeni in s katerimi partnerji. To vam bo pomagalo izbrati način razvrščanja dokumentov.
2. korak
Če je partnerjev veliko, je način naročanja pogodb do datuma njihove sklenitve bolj primeren. Če se pogodbe v daljšem obdobju sklepajo z istimi podjetji, jih lahko nasprotne stranke razvrstijo v posebno kategorijo (mapo). In v nekaterih primerih je dovolj samo, da pogodbe razporedite po abecednem vrstnem redu po imenih partnerskih podjetij.
3. korak
Ne glede na to, katero metodo izberete, ne pozabite, da so obsežne mape zelo neprijetne za uporabo. Preglejte pogodbe in iz splošnega sklada odstranite tiste, ki so potekle. Ustvarite ločeno mapo zanje. Takšne pogodbe se najpogosteje le občasno pristopijo in jih pri vsakodnevnem delu ne zahtevajo.
4. korak
Pri urejanju pogodb v kronološkem vrstnem redu se držite splošnih načel vodenja in shranjevanja evidenc. V tistih mapah, ki se pogosto uporabljajo, so nedavno sklenjene pogodbe na vrhu. Spodaj so dokumenti s prejšnjim datumom nastanka. Nasprotno, pri vložitvi v arhiv mora biti prvi na vrhu, spodaj pa najnovejša sklenjena pogodba.
5. korak
Uporabite oznake, oznake, zaznamke in druge pisalne potrebščine, da vizualno ločite eno kategorijo od druge. Prepričajte se, da so ločila jasno vidna v mapi. To bo močno olajšalo iskanje zahtevanih dokumentov.
6. korak
Potem ko so vse pogodbe za dobavo blaga na ustrezen način zložene v mapo, obvezno sestavite register dokumentov. Postavite ga na naslovnico ali v mapo na vrhu vseh pogodb. V registru pustite prazne vrstice. Pri vlaganju nove pogodbe vnesite podatke o njej v register.
