Poslovno pismo je glavni element poslovne korespondence. Pozitivna podoba podjetja je odvisna od pismenosti sestavljenega dokumenta. Poslovna pisma pišejo tajniki in pomočniki podjetja.
Sestavljanje poslovnega pisma
Pisanje poslovnega pisma ima nujno cilj: ponuditi sodelovanje, povečati prodajo organizaciji, pospešiti postopek plačila blaga, vložiti zahtevke, se za nekaj zahvaliti, skleniti posel, čestitati. Pismo mora biti sestavljeno z določenim namenom in mora biti v njem čim bolj izraženo. Ne pozabite izvedeti podrobnosti o podjetju, kamor boste poslali pismo. O potencialnem partnerju morate vedeti največ.
Podjetja pogosto pošiljajo veliko pisem, v katerih ponujajo blago ali storitve, hkrati pa je na voljo najmanj informacij o naslovnikih. To je glavna napaka vseh poslovnežev začetnikov. Navsezadnje je prejemniku pisma vedno prijetneje vedeti, da ga osebno nagovarjajo. Nagovor osebe po imenu je na primer osnova uspešnega prodajnega pisma. Tudi če ne poznate imena naslovnika, v nobenem primeru ne morete napisati položaja osebe v skrajšani različici, ko se sklicujete nanjo.
Oblikovanje poslovnega pisma
V idealnem primeru ima vsako podjetje svojo blagovno znamko. Na njem je sestavljeno poslovno pismo. Pismo vedno vsebuje ime organizacije, dejansko in pravno lokacijo, stike, spletno mesto, e-poštni naslov, logotip in druge podatke o organizaciji. Robovi poslovnih črk: spodaj, zgoraj, desno in levo imajo standardne velikosti. Levi rob je 3 cm, saj se vsi dokumenti pošljejo v datoteko. Desni rob - 1,5 cm. Vdolbina zgoraj in spodaj: 1 cm.
Vsako poslovno pismo se začne s kratkim in privlačnim naslovom na sredini. Naslov bo gotovo razkril vsebino besedila. Glava poslovnega pisma vsebuje: ime podjetja prejemnika s polnim imenom in položaj prejemnika (v zgornjem desnem kotu). V zgornjem levem kotu pod glavo je mesto za oznako številke in datuma registracije (odhodne) črke. Če je poslovno pismo napisano kot odgovor, morate navesti, na kateri dokument se to pismo odziva. Naslov poslovnega pisma je naveden za datumom in številko dokumenta. Podpis pošiljatelja je naveden na koncu pisma. Prav tako morata biti napisana polno ime in položaj.
Če pismo vsebuje kakršne koli finančne podatke o podjetju, mora biti na dnu tudi podpis glavnega računovodje. Vrstni red podpisov je naslednji: najprej podpis generalnega direktorja in pod njim glavnega računovodje. Na koncu pisma je na podpis pritrjen tudi uradni pečat organizacije. 12. velikost in enojni razmiki Times New Roman so standard za formalno poslovno korespondenco. Običajno je poslovno pismo, ki je resen predlog, poslano po pošti in ne po faksu ali elektronski pošti. Kurir osebno pismo dostavi upravniku ali tajniku. Takšno pismo je treba dostaviti v veliki ovojnici podjetja, ki je natisnjena s tipografsko metodo. Vse to ustvarja ugodno podobo podjetja.
