V računovodski metodologiji ima posebno vlogo sistem računov, z njegovo pomočjo se informacije prikažejo z metodo dvojnega vnosa. Računi, na katere v enem poslovnem poslu vpliva metoda dvojnega vnosa, se imenujejo pobotani računi.
Korespondenca računov v računovodstvu
Poslovne transakcije povzročajo spremembe v bilanci stanja, ki so dvojne narave. Vplivajo na dve med seboj povezani računovodski postavki in dve bilančni postavki. Računovodski računi morajo odražati stanje istih predmetov, pa tudi njihovo gibanje, zato mora biti vsaka operacija prikazana v enakem znesku na vsaj dveh medsebojno povezanih računih. Dvojni vnos podatkov o transakcijah prikazuje naslove teh razmerij med računi, to razmerje se imenuje korespondenca računa. Ustrezni računi se štejejo za račune, na katere metoda dvojnega vnosa vpliva v eni poslovni transakciji.
Sestavljanje korespondenčnih računov
Dvojni vnos vključuje tri glavne komponente - opis operacije, dobroimetje in bremenitev računov, pri čemer je vsaka od teh komponent izražena v določenem znesku. Računom se dodelijo številčne kode, njihove številke in vsebina operacije je lahko izražena z njeno številko in zneskom. Vsaki transakciji je treba dodeliti zaporedno številko, ki označuje odraz te poslovne transakcije. V ta namen se vodijo blagajne, dnevniki registracije in drugi računovodski registri.
Poslovne transakcije se evidentirajo za namene nadzora, najprej se prikažejo v kronološki registraciji kot zaključeno dejanje, skupaj z dokumentarnimi dokazi, nato pa v sistemski registraciji kot knjiženje transakcij na pobotane račune.
Vrednost dvojnega knjiženja v računovodskih računih
Vsebina poslovne transakcije praviloma ni zapisana na računovodskih računih, nadomesti jo sklic na določeno številko, rezultati knjiženja na račune pa so izraženi v eni denarni protivrednosti. Dvojni vnos vsebuje informacije, ki odražajo spremembe predmetov na medsebojno povezanih pobotanih računih, pa tudi naravo smeri gibanja računovodskih predmetov. Vsebuje tudi vse informacije o tekočih poslovnih procesih, uporablja se za nadzor zanesljivosti transakcij in preverjanje pravilnosti njihovega odražanja v sistemu računovodskih računov. Zanesljivost dosežemo z usklajevanjem evidenc debetnih in kreditnih transakcij ter stanja na računih. Če ni enakovrednosti prometa in stanja, to pomeni napake, ki so nastale pri registraciji podatkov na računih.
