Pogoji skladiščenja pogodb, ki jih sklene podjetje, niso urejeni z industrijskimi standardi in normativi, zato se pogosto postavlja vprašanje, kako se izogniti njihovi izgubi in organizirati pravilno skladiščenje in računovodstvo. Najbolj smiselna rešitev tega vprašanja bi bila izdaja korporativnega akta določenega podjetja, ki bi določal postopek za pripravo, sklenitev in hrambo teh dokumentov.
Navodila
Korak 1
Če vaše podjetje veliko sodeluje s tretjimi organizacijami in je število sklenjenih pogodb veliko, je smiselno, da njihovo skladišče zaupate pisarni ali pisarni. To je zelo priročno, saj so v pisarni registrirani vsi dokumenti, ki jih podpiše vodja in jih pošljejo izvajalci. Po registraciji izvršene pogodbe morajo uslužbenci pisarne narediti potrebno število kopij in jih razdeliti odgovornim izvršiteljem, izvirnike dokumentov pa hraniti na posebej določenem mestu.
2. korak
Če je vaše podjetje majhno in nimate službenega oddelka, pa tudi odgovornega referenta, potem pomembnih, a redko uporabljenih pogodb, na primer za najem ali nakup nepremičnin, je smiselno obdržati v pravni službi skupaj z ustanovni in pravni dokumenti družbe. Računovodstvo, ki zanje izračunava, mora predložiti kopije teh pogodb. Na istem mestu, v računovodstvu, trgovina in pogodbe o dobavi, storitvah in opravljanju del kot ena od vrst primarne računovodske dokumentacije, ki zahteva nadzor nad poravnavami, plačilnimi pogoji ali stalnimi periodičnimi plačili (računi za komunalne storitve, komunikacije).
3. korak
Vsekakor morajo vse pogodbe imeti svojo, interno registracijo, vsaki pa mora biti dodeljena številka, s katero bo vpisana v elektronski register pogodb. Ta dnevnik lahko naredite v Excelovih preglednicah. Poleg elektronskega dnevnika je treba voditi register izdaje teh sporazumov na papirju, ki bo odražal, kdaj in komu od odgovornih izvršiteljev je bil izročen izvirnik sporazuma. Ta dnevnik mora vsebovati polja za podpis odgovornega izvršitelja, ki potrjujejo dejstvo, da je bila pogodba v hrambo prejeta in dostavljena.
4. korak
Opiši postopek za delo s pogodbami v Pravilniku o postopku za pripravo, sklepanje in shranjevanje pogodb in ga odobri vodja podjetja.
