V skladu z veljavno zakonodajo mora imeti skoraj vsako podjetje pečat. Vendar je to odvisno od oblike lastništva. Partnerstva in podjetja z dodatno odgovornostjo so izvzeta iz te zahteve. Prisotnost odtisa pečata se zahteva na osebju, pravnih in pravnih dokumentih, kjer je prisoten podpis uradnika.
Prisotnost odtisa pečata je obvezna na sporazumih in pogodbah. Podpiše jih direktor organizacije ali druga pooblaščena oseba. Brez overitve s pečatom je lahko razveljavljen. Pri sklepanju pogodbe o zaposlitvi morajo biti zaposleni še posebej pozorni na prisotnost njenega odtisa.
Prisotnost pečata na ukazih za sprejem, odpustitev, premestitev ni obvezna. Toda v praksi se je razvila drugačna situacija, da je njen odtis postavljen tam, kjer je prisoten podpis vodje podjetja. Ko delavec zahteva kopijo delovne knjižice, odredbo o sprejemu / odpovedi, je treba nanjo napisati besedo "Resnično" ali "Kopija je pravilna", navesti naslov uslužbenca, njegov priimek, začetnice. Kadrovnik mora dati osebni podpis in odtis pečata podjetja ali kadrovske službe, ki naj bo nameščen tako, da podpisa ne zapre, saj bodo v prihodnosti lahko težave z njegovo primerjavo. Splošno sprejeto je, da mora biti pečat nameščen na delu naslova delovnega mesta.
Vpisi na naslovni strani delovne knjižice, pa tudi znotraj nje, morajo biti overjeni s pečatom podjetja ali kadrovske službe. Ko zaposleni zapusti organizacijo, je premeščen na drugo delovno mesto ali k drugemu delodajalcu, mora biti prisoten njen odtis. Pečat mora biti nameščen tako, da sta podpis in prepis uradnika berljiva.
Pri spreminjanju osebnih podatkov strokovnjaka je treba v njegovo delovno knjižico vpisati potrditev tega dejstva. Tak zapis mora biti overjen z žigom. Ime podjetja na njem mora ustrezati imenu podjetja v listini ali drugem ustanovnem dokumentu. Če je prišlo do preimenovanja, ga je treba zabeležiti in overiti z novim pečatom organizacije.
Prisotnost odtisa pečata je obvezna pri sklepanju pogodb, ki imajo pravno, pravno veljavo. Izjema so le primeri, ki zahtevajo notarsko overitev.
