Trgovska ali industrijska podjetja shranjujejo zaloge v posebej opremljenih skladiščih. Če je podjetje veliko, je lahko število skladiščnih enot na stotine tisoč ali celo milijone. Zato je zelo pomembno pravilno organizirati računovodstvo skladiščenja in gibanja materialnih sredstev v skladišču.
Skladiščna oprema
Preden prispejo materialna sredstva, ki zahtevajo postavitev in skladiščenje, je treba poiskati poseben prostor za skladišče in ga opremiti z vso potrebno opremo, odvisno od tega, kakšno blago bo shranjeno v skladišču. Za njihovo varnost bo poskrbela posebna oprema.
Potem bi morali najeti specialne skladiščnike, ki bodo odgovorni za sprejem in shranjevanje zalog. Z vsakim od njih je treba skleniti dodaten dogovor o materialni odgovornosti, nato pa jih poučiti in seznaniti s postopkom vodenja evidenc ter s tistimi dokumenti in obrazci, v skladu s katerimi se evidentirajo materialne vrednosti. Če je količina skladiščnih zalog velika, brez računalnikov in posebne programske opreme ne gre. Vendar je v vsakem primeru bolje uvesti avtomatizirano računovodstvo materialnih sredstev v skladišču trgovskega podjetja.
Organizacija skladiščnega računovodstva
Materialne osebe vodijo evidenco izdelkov in blaga v skladišču v skladu s pravili skladiščenja po vrstah in razredih. Obračunavanje, odvisno od vrste blaga, se lahko izvaja tako v količinskem kot v denarnem smislu. V tem primeru se za vsako založniško število blaga izpolni "Skladiščna izkaznica", njihova izdaja materialno odgovornim osebam se izvede proti podpisu v ločeni reviji ali registru izdajnih kartic.
Ločene kartice se izdajo za blago, skladiščeno od lanskega leta, prejeto v skladišču v tekočem letu. Vsaka kartica označuje mesto skladiščenja tega izdelka, številko skladišča in stojala. Računovodstvo se lahko vodi ne s karticami, temveč v posebnih "Knjigah knjigovodstva skladišč".
Odgovoren za skladiščenje - upravitelj skladišča mora vsakodnevno spreminjati računovodske izkaznice na podlagi enkratnih dokumentov, preostanek pa mora prikazati po vsakem takem vnosu. Njegova naloga je sestaviti izkaze o izdatkih za materialna sredstva, njihove podatke je treba vnesti v zaprte kartice najkasneje prvi dan meseca, ki sledi mesecu poročanja.
Vodja skladišča neprestano spremlja situacijo in vodstvo obvešča o zmanjšanju zahtevanih zalog blaga ali, nasprotno, o njihovi presežni količini. Vsak mesec predloži računovodji podjetja "Poročilo o gibanju materialnih sredstev" s prilogo primarnih dokumentov, ki potrjujejo prejem in porabo blaga.
