Vsaka organizacija mora spremljati vse poslovne transakcije. Vsa gibanja se praviloma pripravijo z dokazili, ki so računovodska. Računovodstvo temelji na takšni dokumentaciji. Kaj je na splošno računovodska dokumentacija in zakaj je potrebna?
Vsa računovodska dokumentacija je sestavljena na enotnih obrazcih, torej na obrazcih, ki so določeni z zakonom. V primeru, da obrazca ne posredujejo višji organi, so dokumenti sestavljeni v kakršni koli obliki. Računovodski dokumenti morajo nujno vsebovati ime, datum sestavljanja, podrobnosti o organizaciji, vsebino operacije, imena delovnih mest zaposlenih in njihove podpise.
Bistvo računovodskih dokumentov je prikazati vse poslovne transakcije, ki jih izvaja organizacija, pa tudi poenostaviti davke in računovodstvo. Vse informacije v računovodskih dokumentih morajo biti zanesljive in razumljive. Če na primer sestavite računovodsko izjavo, potem vsebina operacije ne sme biti napisana preveč prikrito, njeno bistvo mora biti jasno in jasno navedeno.
Dokumente mora sestaviti poslovodja ali oseba, ki je odobrena z odredbo direktorja. Računovodske listine se sestavijo na dan, ko je bila operacija zaključena ali po njenem zaključku. Na primer, na začetku meseca se porabi gorivo, in to vsak dan trideset dni. Računovodja lahko izračuna porabo goriv in maziv prvi dan naslednjega meseca in sestavi računovodski izkaz.
Kakršne koli spremembe dokumentov niso dovoljene. Če opazite napako, morate izdati nalog za popravek. Nato sestavite še en dokument, ki ga je v prihodnosti treba okrepiti s prejšnjim.
Računovodske listine je mogoče izdati v papirni in elektronski obliki. Če pa uporabljate slednjo metodo, morate po potrebi natisniti kopijo, saj je to potrebno za predložitev državnim organom, na primer davčnemu uradu.
